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Datenschutzhinweise für Sugema-Webinare via Zoom

Für unsere Webinare setzen wir „Zoom“ ein, um Ihnen den aus unserer Sicht bestmöglichen Zugang zu den dargebotenen Inhalten zu bieten. Über die damit einhergehende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Datenschutzrechte informieren wir Sie hiermit nach Maßgabe der Art. 13, 14 EU-DSGVO.

Verantwortlicher und Einbindung von Zoom (USA)
Verantwortlich für die Datenverarbeitung sind wir, die
S U G E M A Seminare & Beratung GmbH
Marcobrunnerstr. 7
65197 Wiesbaden
Tel: 0611 449058
Fax: 0611 446431
E-mail: info[at]sugema.de
Internet: www.sugema.de

Für die Veranstaltung unserer Webinare nutzen wir „Zoom“. Dazu haben wir mit dem Anbieter des Programms, der Zoom Video Communications, Inc., USA, einen Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 EU-DSGVO abgeschlossen. Da wir hier mit einem US-Anbieter kooperieren, kann es zu einer Übertragung personenbezogener Daten in die USA kommen. Auch dann ist ein hinreichendes Datenschutzniveau abgesichert, da sich Zoom dem EU-US-Privacy Shield unterworfen hat (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TNkCAAW&status=Active).

Bitte beachten Sie, dass wir nur im Rahmen der angebotenen Webinare verantwortlich für die Datenverarbeitung durch Zoom sind. Wenn Sie die Website von Zoom besuchen, sich die Soft-ware herunterladen oder Zoom bei anderen Anbietern verwenden, sind wir dafür nicht verantwortlich.

Verarbeitung personenbezogener Daten
Besuchen Sie unsere Zoom-Webinare, werden dabei verschiedene Daten verarbeitet. Dies hängt zunächst davon ab, ob Sie im Rahmen des Webinars Daten von sich übermitteln, etwa bei Fragen via Video oder Chat. Dies hängt auch davon ab, welche Einstellungen Sie selbst bei sich in Zoom vornehmen. Bitte überprüfen Sie die Konfiguration, etwa, ob Sie unserem Moderator erlauben möchten, Ihre Kamera fernzusteuern.
In jedem Fall verarbeiten wir folgende personenbezogenen Informationen von Ihnen als Teil-nehmer:
-    Stammdaten: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (außer „Single-Sign-On“), Profilbild (optional), Arbeitgeber, Abteilung (optional)
-    Metadaten: Meeting-Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen der Teilnehmer, Start und Endzeit der Einwahl via Smartphone (einschl. Rufnummer und Ländername)
-    Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. Dies beinhaltet auch von Ihnen gemachte Ton-, Bild- oder Text-Eingaben. Wenn Sie dies nicht wünschen, se-hen Sie von personenbeziehbaren Eingaben bitte ab; Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-App abschalten oder lautlos stellen. Wir spei-chern die Aufzeichnungen in der Zoom-Cloud und stellen sie Interessenten und Kun-den zur Verüfgung.
Wir verwenden Zoom und die vorstehend beschriebenen Informationen von Ihnen, um unsere Webinare durchzuführen und diese aufzuzeichnen. Wir verarbeiten im Rahmen der Aufzeich-nung auch gestellte Fragen der Teilnehmer.
Sofern Sie bei Zoom als Benutzer registriert sind, können Berichte über Ihre Webinar-Teilnahmen (Metadaten, Eingaben) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung und Dauer
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der vorstehenden Daten ist der mit Ihnen geschlossene Vertrag über die Webinarteilnahme (Art. 6 I 1 b EU-DSGVO), für dessen Durchführung die vorstehend beschriebene Datenverarbeitung erforderlich ist. Dies gilt auch für die Aufzeichnung, da dies integraler Bestandteil der von uns angebotenen Webinare ist. Sollte der Vertrag seitens Ihres Arbeitgebers mit uns abgeschlossen worden sein, liegt die Verarbeitung der Daten in unserem berechtigten Interesse, um unsere vertraglichen Pflichten erfüllen zu können (Art. 6 I 1 f EU-DSGVO).
Wir löschen die von Ihnen verarbeiteten Daten, sobald diese für die Vertragserfüllung und im Rahmen der aufgezeichneten Webinare nicht mehr erforderlich sind und auch keine anderweitigen Aufbewahrungsrechte und –pflichten (insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten) greifen. Ihre Stammdaten speichern wir angesichts dessen mindestens für die Vertragslaufzeit und daran anschließende Zeiten, in denen sich aus dem beendeten Vertrag noch Rechte und Pflichten ergeben können. Soweit die Angaben handels- und steuerrechtlich relevant sind, bleiben sie bis zu 10 Jahre bei uns gespeichert. Metadaten löschen wir i.d.R. binnen eines Monats. Die Aufzeichnungen bleiben dauerhaft erhalten.

Ihre Rechte als Betroffene/r
Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, die sich auf Sie als natürliche Person beziehen, stehen Ihnen gegenüber uns verschiedene datenschutzrechtliche Ansprüche zu. Sie haben nach Maßgabe von §34 Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“), Art. 15 EU-DSGVO das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten und deren Herkunft, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die Daten weitergegeben werden, und den Zweck der Speicherung.
Darüber hinaus haben Sie gegebenenfalls nach Maßgabe von § 35 BDSG, Art. 16-18 EU-DSGVO Anspruch auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung (der Verarbeitung) Ihrer personenbezogenen Daten.
Außerdem können Sie gemäß Art. 20 EU-DSGVO die Übertragung der Daten auf eine andere verantwortliche Stelle verlangen. Für den Fall, dass die Voraussetzungen des Art. 20 I EU-DSGVO vorliegen, steht Ihnen das Recht zu, sich Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilli-gung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an Dritte aushändigen zu lassen. Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Protokolldateien sind für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Sie beruhen daher nicht auf einer Einwilligung nach Art. 6 I a EU-DSGVO oder auf einem Vertrag nach Art. 6 I b EU-DSGVO, sondern sind nach Art. 6 I f EU-DSGVO gerechtfertigt. Die Voraussetzungen des Art. 20 I EU-DSGVO sind demnach insoweit nicht erfüllt.
Zudem können Sie der weiteren Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, wenn wir Ihre Daten aufgrund eines berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 I 1 f EU-DSGVO) oder Ihnen ein solches Widerspruchsrecht explizit entsprechend Art. 21 EU-DSGVO einräumen; soweit wir Ihre Daten nicht zu Werbezwecken verarbeiten, bedarf es hierfür eines besonderen Grundes. Bei einem Widerspruch werden wir Ihre persönlichen Daten ab Eingang während der dann folgenden Prüfung nicht mehr weiterverarbeiten und nach Abschluss der Prüfung – bei berechtigtem Widerspruch – aus unseren aktiven Datenbanken löschen und nur noch im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsrechte und -pflichten aufbewahren sowie in einer Werbesperrdatei vermerken, dass Sie keine Ansprache von uns wünschen (§ 36 BDSG, Art. 21 EU-DSGVO).
Eine uns übermittelte Einwilligung zur Datenverarbeitung (Art. 6 I 1 a EU-DSGVO) können Sie jederzeit widerrufen; wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht weiter und löschen diese, außer es besteht eine gesetzliche Erlaubnis für die weitere Verarbeitung.
Ein Widerspruch oder ein Widerruf lässt die Zulässigkeit der Datenverarbeitung in der Vergangenheit unberührt.
Die Ihnen zustehenden Rechte erfüllen wir unverzüglich und unentgeltlich. Wenden Sie sich dazu bitte an uns; unsere Kontaktdaten finden Sie am Anfang dieser Datenschutzerklärung.
Wenn Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, Sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Ihrer Wahl zu beschweren (§ 19 BDSG, Art. 77 EU-DSGVO). Hierzu gehört auch die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde, die Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen können: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden.

Aktualisierungen und Änderungen
Wir werden diese Datenschutzhinweise von Zeit zu Zeit aktualisieren, um sie an neue Entwick-lungen anzupassen.
Stand dieser Datenschutzerklärung: Mai 2020